Peningaþvætti

Leiðbeinandi reglur fyrir lögmenn um varnir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverkastarfsemi

Inngangur

Þessar leiðbeinandi reglur eru settar á grundvelli laga nr. 64/2006 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, á grunni tilskipunar EB nr. 60/2005, og hinna almennu og sérstöku leiðbeinandi tilmæla FATF (Financial Action Task Force on Money Laundering).

Reglunum er ætlað að endurspegla þau lágmarksviðmið sem Lögmannafélag Íslands telur að félagsmenn ættu að setja í starfsemi sinni á grundvelli fyrrgreindra laga og tilmæla.

Sérstök athygli er vakin á því að skyldur lögmanna m.a. til að afla upplýsinga um umbjóðendur/viðskiptamenn og tilgang viðskipta samkvæmt lögum nr. 64/2006 um aðgerðir peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, fellur undir inntak siðareglna lögmanna (Codex Ethicus) um góða lögmannshætti.

1.     Almennt

1.1. Markmið

Markmið þessara leiðbeinandi reglna er að leitast við að koma í veg fyrir að þjónusta lögmanna eða lögmannsstofa verði notuð til að þvætta fjármuni eða til að fjármagna hryðjuverkastarfsemi.

Þessum leiðbeinandi reglum er ætlað að ná til lögmanna sem starfa hér á landi. Reki lögmenn starfsstöðvar erlendis skulu reglurnar einnig hafðar til hliðsjónar ef lög þess ríkis sem starfsstöðin er starfrækt í, gera vægari kröfur en reglur þessar. Geri lög erlends ríkis, þar sem íslenskir lögmenn eru með starfsstöð/stöðvar, ríkari kröfur en gerðar eru í þessum reglum, er mælst til þess að farið verði eftir þeim kröfum sem þar gilda.

1.2. Gildissvið

Lög um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka nr. 64/2006 taka til lögmanna í eftirfarandi tilvikum:

a.       þegar þeir sjá um eða koma fram fyrir hönd umbjóðanda/viðskiptamsnns síns í hvers kyns fjármála- eða fasteignaviðskiptum;

b.      þegar þeir aðstoða við skipulagningu eða framkvæmd viðskipta fyrir umbjóðanda/viðskiptamann sinn hvað varðar kaup og sölu fasteigna eða fyrirtækja, sjá um umsýslu peninga, verðbréfa eða annarra eigna umbjóðanda/viðskiptamanns síns, opna eða hafa umsjón með banka-, spari- eða verðbréfareikningum, útvega nauðsynlegt fjármagn til að stofna, reka eða stýra fyrirtækjum eða stofna, reka eða stýra fjárvörslusjóðum, fyrirtækjum og áþekkum aðilum.

Tilkynningarskylda gildir þó ekki um störf lögmanna eða upplýsingar sem þeir öðlast við athugun á lagalegri stöðu skjólstæðings, þ.m.t. þegar þeir veita ráðgjöf um hvort höfða eigi dómsmál eða komast hjá dómsmáli, eða upplýsingar sem þeir öðlast fyrir, á meðan eða eftir lok dómsmáls, ef upplýsingarnar hafa bein tengsl við dómsmálið. Þó svo undantekningin vísi eingögnu til dómsmála verður að líta svo á að hún gildi með sambærilegum hætti þegar mál er rekið fyrir tilteknum stjórnsýslustofnunum, svo sem í tengslum við rannsókn skattayfirvalda o.fl.

Þá taka reglurnar aðeins til þjónustu lögmanna á grundvelli samningssambands þeirra, þ.e. þegar þeir starfa fyrir umbjóðendur/viðskiptamenn sína. Lögin fella þannig ekki skyldur á lögmenn gagnvart t.d. skuldurum í innheimtumálum þar sem lögmenn koma fram fyrir hönd kröfuhafa, eða gagnvart kaupendum fasteigna þegar lögmenn gæta hagsmuna seljenda. Skylda lögmanna vaknar við stofnun viðskiptasambands þeirra við umbjóðanda/viðskiptamann.

Þó svo lögin tilgreini lögmenn sérstaklega verður að líta svo á að þau taki einnig til alls annars starfsfólk lögmannsstofa sem starfar í umboði eða á ábyrgð þeirra lögmanna sem skráðir eru eigendur lögmannsstofunnar.

1.3. Áhættumat

Þessum leiðbeinandi reglum ber að beita á grundvelli áhættumats þar sem umfang upp­lýsingaöflunar og eftir atvikum annarra ráðstafana gagnvart umbjóðanda/viðskiptamanni, byggjast á mati á hættu á peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

1.4. Skilgreiningar

Í viðmiðunarreglum þessum er merking eftirfarandi hugtaka sem hér segir:

a.      Peningaþvætti

Þegar einstaklingur eða lögaðili tekur við eða aflar sér eða öðrum ávinnings með broti sem er refsivert samkvæmt almennum hegningarlögum, svo sem auðgunarbroti eða meiri háttar skatta- eða fíkniefnabroti, tollalögum, lögum um ávana- og fíkniefni, áfengislögum og lyfjalögum.

Einnig er átt við þegar einstaklingur eða lögaðili tekur að sér að geyma, dylja eða flytja slíkan ávinning, aðstoðar við afhendingu hans eða stuðlar á annan sambærilegan hátt að því að tryggja öðrum ávinning af slíkum refsiverðum brotum.

b.      Fjármögnun hryðjuverka

Öflun fjár í þeim tilgangi eða með vitneskju um að nota eigi það til að fremja brot sem er refsivert skv. 100. gr. a. almennra hegningarlaga nr. 19/1940, sbr. 2. gr. laga nr. 99/2002.

c.       Ávinningur

Hvers kyns hagnaður og eignir hverju nafni sem þær nefnast, þ.m.t. skjöl sem ætluð eru að tryggja rétthafa aðgang að eignum eða öðrum réttindum sem meta má til fjár.

d.      Raunverulegur eigandi

Einstaklingur, einn eða fleiri, sem í raun á eða stýrir þeim einstaklingi og/eða lögaðila sem skráður er fyrir eða framkvæmir viðskiptin. Raunverulegur eigandi telst m.a. vera:

i.         Einstaklingur eða einstaklingar sem í raun eiga eða stjórna lögaðila í gegnum beina eða óbeina eignaraðild að meira en 25% hlut í lögaðilanum, ráða yfir meira en 25% atkvæðisréttar eða teljast á annan hátt hafa yfirráð yfir lögaðila. Ákvæðið á þó ekki við um lögaðila sem skráðir eru á skipulegum markaði samkvæmt skilgreiningu laga um starfsemi kauphalla og skipulegra tilboðsmarkaða.

ii.       Einstaklingur eða einstaklingar sem eru framtíðareigendur að 25% eða meira af eignum fjárvörslusjóðs eða svipaðs löglegs fyrirkomulags, eða hafa yfirráð yfir 25% eða meira af eignum hans. Í tilvikum þar sem ekki hefur enn verið ákveðið hverjir munu njóta góðs af slíkum fjárvörslusjóði telst raunverulegur eigandi vera sá eða þeir sem sjóðurinn er stofnaður fyrir eða starfar fyrir.

e.      Þjónustuaðili á sviði fjárvörslu og fyrirtækjaþjónustu

Einstaklingur eða lögaðili sem veitir eftirfarandi þjónustu gegn gjaldi:

i.         stofnun fyrirtækja eða annarra lögaðila,

ii.       gegnir eða útvegar annan aðila til að gegna stöðu forstjóra eða framkvæmdastjóra fyrirtækis, stöðu meðeiganda í félagi eða sambærilegri stöðu hjá annarri tegund lögaðila,

iii.      útvegar lögheimili eða annað skráð heimilisfang sem á svipaðan hátt er notað til að hafa samband við fyrirtækið, eða aðra tengda þjónustu,

iv.     starfar sem eða útvegar annan einstakling til að starfa sem fjárvörsluaðili sjóðs eða annars löglegs fyrirkomulags,

v.       starfar sem eða fær annan einstakling til að starfa sem tilnefndur hluthafi fyrir annan aðila en fyrirtæki sem skráð er á skipulegum markaði.

f.        Einstaklingar í áhættuhópi vegna stjórnmálatengsla

Einstaklingar sen falin hafa verið mikilvæg opinber störf, nánustu fjölskyldumeðlimir þeirra og aðilar sem vitað er að eru nánir samstarfsmenn þeirra, sbr. 2. lið 12. gr. laga nr. 64/2006, um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka. Með mikilvægum opinberum störfum er í þessu sambandi átt við æðstu stjórnendur í stjórnsýslu og herjum, dómara og saksóknara, áhrifamikla stjórnmálamenn og háttsetta yfirmenn í ríkisfyrirtækj­um.

2.     Ráðstafanir til að tryggja öryggi í samskiptum við viðskiptamenn.

2.1. Gildissvið

Þeim ráðstöfunum sem greindar eru í ákvæði 2.2 skal beitt í hvert sinn sem:

a.       Viðskiptasambandi við nýjan umbjóðanda/viðskiptamann er komið á.

b.      Þegar tilfallandi viðskipti að fjárhæð 15.000 evra eða meira eiga sér stað, hvort sem viðskiptin fara fram í einni færslu eða fleirum sem virðast tengjast hver annarri.

c.       Þegar gjaldeyrisviðskipti að fjárhæð 1.000 evrur eða meira eiga sér stað, hvort sem viðskiptin fara fram í einni færslu eða fleirum sem virðast tengjast hver annarri.

d.      Þegar grunur leikur á um peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka, án tillits til undanþága eða takmarkana af neinu tagi.

e.       Þegar vafi leikur á því að fyrirliggjandi upplýsingar um umbjóðanda séu réttar eða nægilega áreiðanlegar.

Óheimilt er að leyfa umbjóðanda/viðskiptamanni að hefja viðskipti fyrr en deili hafa verið staðfest á honum með þeim aðferðum og að teknu tilliti til þeirra viðmiða sem greinir í 2.2.

Jafnframt skal lögmaður, eftir að til viðskiptasambands hefur verið stofnað, viðhafa viðvarandi eftirlit með viðskiptum umbjóðenda sinna í því skyni að koma í veg fyrir að viðskiptasambönd verði notuð til peningaþvættis eða fjármögunar hryðjuverka. Um viðvarandi eftirlit fer samkvæmt ákvæðum 2. kafla í heild.

2.2. Um nauðsynlegar ráðstafanir til að staðfesta deili á viðskiptamanni o.fl.

Lögmönnum ber að framkvæma áreiðanleikakannanir á umbjóðendum/viðskiptamönnum sínum og staðreyna deili á þeim með áreiðanlegum og óháðum heimildum í formi skjala, opinberra gagna eða annarra viðurkenndra upplýsinga.

Eftirtalina upplýsinga skal aflað í því skyni að staðreyna deili á umbjóðanda/umbjóð­endum:

a.      Innlendir einstaklingar

Umbjóðandi skal sanna á sér deili með framvísun gildra persónuskilríkja. Afla skal upplýsinga um:

i.         nafn

ii.       kennitölu

iii.      lögheimili

iv.     dvalarstað ef ætla má að hann sé annar en lögheimili.

Gild persónuskilríki teljast vegabréf, ökuskírteini og nafnskírteini. Skilríkin mega ekki vera útrunnin.

Greiðslukort, hvort heldur með mynd eða ekki, teljast ekki fullnægjandi persónuskilríki í skilningi þessara reglna og á það jafnt við um einstaklinga og lögaðila, innlenda og erlenda.

Taka skal afrit af framvísuðum persónuskilríkjum.

b.      Erlendir einstaklingar

Afla skal upplýsinga um:

i.         nafn

ii.       kennitölu (ef við á)

iii.      lögheimili ásamt dvalarstað

Framangreindar upplýsingar skulu staðfestar með framvísun vegabréfs sem í gildi er eða skilríkja útgefnum af íslenskum stjórnvöldum.

c.       Innlendir lögaðilar

Krefjast skal upplýsinga um:

i.         nafn (firmaheiti)

ii.       kennitölu

iii.      lögheimili

iv.     starfsemi lögaðila

v.       hverjir megi skuldbinda lögaðilann

Afla skal vottorða úr opinberri skrá eftir því sem við á, t.d. hlutafélagaskrá eða firmaskrá.

Meta skal hverju sinni hvort krefjast skuli afrits samþykkta félags, endurskoðaðra ársreikninga, upplýsinga um stærstu eigendur/hluthafa eða upplýsinga um stjórnarmenn.

Séu upplýsingar aðgengilegar í gagnaskrá Lánstrausts ehf. skulu þær að jafnaði teljast fullnægjandi.

Í sérstökum tilvikum skal meta hvort krefjast skuli frekari staðfestingar gagna frá þar til bærum opinberum aðila.

d.      Erlendir lögaðilar

Krefjast skal upplýsinga um:

i.         nafn (firmaheiti)

ii.       kennitölu eða sambærilegt auðkenni

iii.      lögheimili

iv.     starfsemi lögaðila

v.       hverjir megi skuldbinda lögaðilann

Afla skal staðfests vottorðs frá félagaskrá (e. Companies Register) í viðeigandi landi um skráningu lögaðilans (t.d. e. Certificate of Incorporation). Vottorðið skal vera eins nýtt og unnt er en þó aldrei eldra en þriggja mánaða.

Ef skipulagsform lögaðilans er með þeim hætti að ofangreind gögn eru ekki til staðar geta sambærileg gögn talist nægjanleg. Lögaðilinn skal veita upplýsingar um hvaða stjórnvöld geti staðfest þau gögn sem lögð eru fram.

Jafnframt skal krafist upplýsinga um það hverjir séu stjórnendur lögaðilans (stjórn, framkvæmdastjórar) og hverjir séu helstu eigendur hans, þ.e. eiga 25% eða meira í lögaðilanum. Ef ástæða þykir til er heimilt að krefjast upplýsinga um helstu eigendur lögaðilans, jafnvel þótt eignarhlutur þeirra nái ekki 25%.

Afla ber viðbótargagna um viðkomandi lögaðila ef ástæða þykir til, en slík gögn gætu t.d. verið ársreikningar, samþykktir eða.undirskriftarlisti þeirra sem skuldbinda mega lögaðilann.

e.   Upplýsingar um innlenda og erlenda prókúruhafa

i.    Prókúruhafar lögaðila skulu sanna á sér deili með framvísun persónuskilríkja í samræmi við grein 2.2.a. eða 2.2.b. hér að framan.

ii.    Prókúruhafar lögaðilans skulu sanna að þeir hafi prókúru. Krefjast skal staðfests afrits af reglum sem gilda um unirritun (prókúru) fyrir lögaðilana. Afla skal eiginhandaráritunar prókúruhafa.

iii.   Sömu reglur gilda um prókúruhafa að aðra þá sem hyggjast koma fram fyrir hönd lögaðilans t.d. á grundvelli umboðs eða undirritunarlista í viðskiptum sem lögmaðurinn hefur milligöngu um.

2.3. Nánari upplýsingar sem ávallt skal afla

a.   Upplýsingar um hvort viðskipti fari fram í þágu þriðja manns

Sá sem leitar eftir þjónustu lögmanns skal ávallt krafinn svara við því hvort hin fyrirhuguðu viðskipti hans fari fram fyrir hönd þriðja aðila (raunverulegs eiganda, sbr. skilgreiningu í grein 1.3.d.), hvort heldur sem er einstaklings eða lögaðila. Ef svo er, eða grunur leikur á að svo sé, skal umbjóðandi krafinn upplýsinga um það hvort hver sá aðili sé og skal í því tilviki gætt ákvæða greinar 2.2 varðandi það hvaða upplýsinga ber að afla um þann aðila.

b.   Upplýsingar um eðli og tilgang hins fyrirhugaða viðskiptasambands

Sá sem leitar eftir þjónustu lögmanns skal að jafnaði spurður um það hver tilgangurinn með viðskiptunum sé, sem og eðli þeirra viðskipta/hagsmunagæslu sem fram eiga að fara fyrir milligöngu lögmannsins. Jafnframt skal sá aðili sem leitar eftir hagsmunagæslu spurður um það hver sé uppruni þeirra fjármuna sem um hendur lögmannsins munu fara í hinum fyrirhuguðu viðskiptum. Skulu þær upplýsingar lagðar til grundvallar þegar metið er síðar hvort viðskipti umbjóðans teljast eðlileg eða ekki.

c.   Hvort umbjóðandi sé einstaklingur í áhættuhópi vegna stjórnmálatengsla

Einstaklingur eða forsvarsmaður lögaðila, sem búsettur er erlendis og leitar eftir þjónustu lögmanns, skal ávallt spurður um það hvort hann tilheyri áhættuhópi vegna stjórnmálatengsla sinna og jafnframt skulu lögmenn eða þeir starfsmenn sem samskiptin annast, kanna þá gagna­banka eða upplýsingaveitur sem þeim eru aðgengilegar í því skyni að kanna hvort svo sé. Komi í ljós við athugun að um slíkan aðila er að ræða, skal fylgt þeim fyrirmælum sem fram koma í grein 2.6.2.

2.4.      Tímabundin frestun upplýsingaöflunar

Að jafnaði skal staðfesta deili á umbjóðanda í samræmi við ákvæði greinar 2.2, áður en samningssambandi er komið á. Í undantekningartilfellum og að fenginni heimild ábyrgðarmanns aðgerða gegn peningaþvætti má þó, í því skyni að trufla ekki eðlilegan framgang hagsmunagæslu/viðskipta, fresta því þar til samningssamband hefur stofnast í þeim tilvikum þar sem lítil hætta er talin á peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka. Í slíkum tilvikum skal umbjóðandi sanna á sér deili eins fljótt og því verður við komið.

Jafnframt er heimilt að opna bankareikning fyrir viðskiptamann þrátt fyrir að ákvæði 2.2. sé ekki fullnægt að því tilskildu að tryggt sé að færslur á hann verði ekki framkvæmdar fyrr en hann hefur sannað á sér deili.

2.5.      Undanþágur

Ákvæði 2.1 til 2.4 hér að framan gilda ekki þegar viðskiptamaðurinn er lána- eða fjármálafyrirtæki sem hefur starfsleyfi á Evrópska efnahagssvæðinu og lýtur reglum þriðju peningaþvættistilskipunar Evrópusambandsins 

2.6.      Aðgerðir ef ekki reynist unnt að staðfesta deili á umbjóðanda o.fl.

Ef ekki reynist unnt að staðfesta deili á aðila sem óskar viðskipta samkvæmt grein 2.2, sökum þess að aðilinn getur ekki eða vill ekki veita hinar umbeðnu upplýsingar skal sá starfsmaður sem viðskiptin annast, tilkynna slíkt sbr. grein 5.b. Undir þessum kringumstæðum er lögmanni óheimilt að framkvæma umbeðin verkefni, en þess skal jafnframt gætt að umbjóðanda/viðskiptamanni sé hvorki neitað um þjónustu né honum á annan hátt gert viðvart um að háttsemi hans sé til skoðunar vegna gruns um peningaþvætti eða fjármögun hryðjuverka.

2.7.      Sérstakar kringumstæður er krefjast aukinnar varúðar

2.7.1. Framkvæmd viðskipta sem kallar á aukna varúð

Sérstakrar varúðar skal gætt við athugun á viðskiptamanni þar sem:

a.       Um er að ræða viðskipti, eða röð tengdra viðskipta, sem samtals nema hærri fjárhæð en 15.000 evrum eða jafngildi þeirrar fjárhæðar í viðkomandi mynt.

b.      Um er að ræða viðskipti með handhafaviðskiptabréf (skuldabréf, víxla eða hlutabréf sem ekki eru skráð á nafn) eða reiðufé.

c.       Viðskiptin eru millifærslur. Í slíku tilfelli ber að óska eftir upplýsingum um það hver sendandi fjármuna sé, hvert heimilisfang hans er, upplýsingum um fjárhæð og mynt millifærslu og upplýsingum um þá reikninga sem millifærslan fer fram um. Þess skal einnig gætt að upplýsingar þessar fylgi millifærslum og tengdum skilaboðum um alla greiðslukeðjuna, að því marki sem lögmanni er ætlað að annast um framkvæmd hennar. Lögmaður skal setja sérstakar verklagsreglur um varúðarráðstafanir við millifærslu fjármuna.

d.      Grunur um að hin fyrirhuguðu viðskipti tengist peningaþvætti eða hryðjuverkastarfsemi.

e.       Lögmannsstofan efast um réttmæti eða nægjanleika þeirra upplýsinga sem fyrir hendi eru um viðskiptamann eða hin fyrirhuguðu viðskipti.

f.        Viðskipti þau sem óskað er eftir eru meiri háttar, þ.e. háar fjárhæðir eiga að skipta um hendur, eða þau óvenju flókin.

g.       Sá sem leitar viðskipta er einstaklingur í áhættuhópi vegna stjórnmálatengsla.

h.       Sá sem leitar viðskipta er aðili sem er búsettur eða hefur starfsemi innan þjóðríkis eða lögsögu sem þekkt er af því að framfylgja ekki eða framfylgja með ófullkomnum hætti alþjóðlegum viðmiðum og reglum um aðgerðir til að verjast peningaþvætti og fjármögnum hryðjuverka. Til þess að afla þessara upplýsinga má t.d. leita á alþjóðlegum listum eða gagnabönkum.

i.         Sá sem leitar viðskipta er aðili, einstaklingur eða lögaðili, sem þekktur er að því að fara ekki að alþjóðlegum reglum og viðmiðunum um aðgerðir til að verjast peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka. Til þess að afla þessara upplýsinga má t.d. leita á alþjóðlegum listum eða gagnbönkum.

j.        Um er að ræða viðskipti þar sem hvatt er til nafnleyndar eða viðskipti sem óskað er eftir að verði nafnlaus.

Með sérstakri varúð í ofangreindu samhengi er m.a. átt við að krefjast skuli viðbótargagna til að staðfesta deili á umbjóðanda/viðskiptamanni, viðhafa sérstakar aðgerðir til að staðreyna réttmæti gagna, krefjast þess að að fyrsta greiðsla fari fram í gegnum reikning sem umbjóðandinn/viðskiptavinurinn hefur stofnað hjá viðurkenndu fjármálafyrirtæki, eða hverja þá aðferð sem þykir viðeigandi.

Þegar um þau tilvik er að ræða sem um er rætt í h- og i-liðum að ofan skal gætt allra ofan­greindra varúðarráðstafana eftir því sem við getur átt og skulu starfsmenn hiklaust tilkynna um allar óvenjulegar ráðstafanir sem snerta viðskipti slíkra aðila. Jafnframt skulu lögmenn benda umbjóðendum/viðskiptamönnum sínum á hættuna samfara peningaþvætti og fjármögn­um hryðjuverka, verði þeir þess áskynja að þeir eigi í viðskiptum við þá aðila sem greinir í h- og i liðum að ofan.

2.7.2. Ráðstafanir vegna einstaklinga í áhættuhópi vegna stjórnmálatengsla

Komi í ljós að aðili búettur er í öðru landi en leitar aðstoðar lögmanns hér á landi, tilheyrir áhættuhópi vegna stjórnamálatengsla (sjá g.-lið greinar 2.7.1) er lögmanni óheimilt að hefja hagsmunagæslu/ viðskipti fyrir slíkan aðila fyrr en ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti hefur veitt heimild sína fyrir því að viðskiptin fari fram.

3.     Um virkt eftirlit meðan á samningssambandi stendur

Á meðan á samningssambandi umbjóðanda/viðskiptamanns og lögmanns stendur skulu viðskipti hans sæta reglubundnu eftirliti í því skyni að að kanna hvort viðskiptin samrýmist þeim upplýsingum sem veittar voru um umbjóðanda/viðskiptamann og starfsemi hans við upphaf hagsmunagæslu/viðskipta. Gæta skal að fyrirliggjandi upplýsingar um umbjóðanda á hverjum tíma séu réttar.

Kanna skal deili á umbjóðanda að nýju samkvæmt þeim reglum sem mælt er fyrir um í grein 2.2 undir eftirfarandi kringumstæðim:

a.       Umbjóðandi óskar eftir framkvæmd hagsmunagæslu/viðskipta sem teljast vera óvenjuleg eða meiri háttar þegar litið er til viðskiptasögu hans.

b.      Verulegar breytingar verða á þeim upplýsingum sem liggja fyrir um umbjóðanda/við­skiptamann.

c.       Verulegar breytingar verða á því hvernig viðskiptaháttum umbjóðanda/viðskipta­manns er háttað.

d.      Lögmaður verður þess áskynja að gögn um umbjóðanda/viðskiptamann eru ófullnægjandi.

e.       Lögmaður verður þess áskynja að umbjóðandi/viðskiptamaður telst einstaklingur í áhættuhópi vegna stjórnmálatengsla, sbr. grein 2.7.1 hér að framan.

Lögmaður skal ennfremur, meðan á samningssambandi við umbjóðanda/viðskiptamann stendur, gæta þess sérstaklega að öllum flóknum eða óvenjulegum stórum viðskiptum hans, sem og öllum óvenjulegum viðskiptamynstrum, sem hvorki hafa auðsjánanlegan fjárhagslegan eða lögmætan tilgang. Ber í öllum tilfelum að kanna sérstaklega kringumstæður, bakgrunn og tilgang slíkra viðskipta að því marki sem unnt er og ber að taka niðurstöður þeirrar rannsóknar saman í skriflega skýrslu. Slíka skýrslu skal geyma skal í a.m.k. fimm ár, ásamt þeim gögnum sem að viðskiptunum lúta, telji lögmaður ekki ástæðu til aðgerða í kjölfar rannsóknarinnar. Telji hann hins vegar ástæðu til aðgerða í kjölfar slíkrar rannsóknar skal fylgt ákvæðum greinar 5.0.

4. Um varðveislu upplýsinga

Lögmenn skulu:

a.       Varðveita afrit af persónuskilríkjum og opinberum gögnum auk annarra upplýsinga um umbjóðendur/viðskiptamenn sína í a.m.k. fimm ár frá því að tilfallandi hagsmunagæslu eða varanlegu viðskiptasambandi lýkur. Gögnin skulu vera á því formi að þau séu að­gengileg yfirvöldum sé þess óskað.

b.      Gæta þess að varðveitt gögn séu nægjanleg til að yfirvöldum sé unnt að gera sér grein fyrir því hvernig einstök viðskipti voru framkvæmd og hafa það í huga í því sambandi að hugsanlega gæti þurft að nota þau sem sönnunargögn í refsimáli. Þau gögn sem þannig þarf að varðveita eru að lágmarki:

         i.Upplýsingar um nöfn umbjóðenda/viðskiptamanna og heimilisföng þeirra, sem og nöfn þeirra starfsmanna umbjóðenda/viðskiptamanns sem að viðskiptunum komu ef um lögaðila er að ræða.

       ii.Upplýsingar um eðli/tegund viðskiptanna.

      iii.Upplýsingar um fjárhæðir viðskiptanna og þá mynt sem viðskiptin fóru fram í.

     iv.Upplýsingar um það hvaða reikningar voru notaðir við viðskiptin.

5. Um tilkynningaskyldu á grunsamlegri háttsemi umbjóðenda/ við­skiptamanna og ráðstafanir henni tengdar

a.      Stöðvun viðskipta

            Gruni lögmann eða hafi hann réttmæta ástæðu til að ætla að fjármunir þeir sem ætlun umbjóðanda/viðskiptamanns stendur til að fari um hendur hans séu ágóði af ólögmætri háttsemi eða tengist fjármögnun hryðjuverka, skal tryggt að:

i.         Hin umbeðnu viðskipti séu ekki framkvæmd, nema í þeim tilvikum sem viðskiptin eru þess eðlis að þau þola enga bið eða stöðvun viðskipta kann að hindra eða torvelda rannsókn yfirvalda. Í þeim tilvikum skal þess vandlega gætt að öllum upplýsingum um viðskiptin sé haldið til haga og þau tafarlaust tilkynnt til yfirvalda í samræmi við ákvæði þessa kafla.

ii.       Þess sé gætt að umbjóðanda/viðskiptamanni sé ekki meinað um framkvæmd viðskiptanna eða hann á annan hátt varaður við sbr. ákvæði 5.d.

b.      Um tilkynningu til ábyrgðarmanns aðgerða gegn peningaþvætti

      Öll grunsamleg viðskipti samkvæmt ákvæði 5.a., tilraunir til slíkra viðskipta eða grunsamleg háttsemi umbjóðenda/viðskiptamanna skv. liðum 2.6.1. skulu tafarlaust tilkynnt ábyrðarmanni aðgerða gegn peningaþvætti á stofunni.

      Ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti skal þegar í stað leggja mat á það hvort ástæða sé til að tilkynna Ríkislögreglustjóra eða öðru lögbæru stjórnvaldi um hin grunsamlegu viðskipti eða viðskiptatilraun. Ábyrgðarmaður aðgerða ber ábyrgð á því að allar kringumstæður slíkra viðskipta séu gaumgæfilega kannaðar og að niðurstöðum slíkrar könnunar sé komið til yfirvalda samhliða tilkynningum um viðskiptin. Sé hins vegar ekki talin ástæða til slíkrar tilkynningar skulu niðurstöður athugunar ábyrgðarmanns varðveittar samkvæmt ákvæðum greinar 4.0.

c.       Um tilkynningu til lögbærra yfirvalda

      Telji ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti, að lokinni gaumgæfilegri rannsókn á kringumstæðum viðskipta eða grunsamlegu hátterni umbjóðanda/viðskiptamanns, að rökstuddur grunur leiki á eða réttmæt ástæða sé til að ætla að slík viðskipti tengist broti af þeim toga sem lýst er í grein 1.3, skal hann þegar í stað tilkynna Ríkislögreglustjóra eða öðru lögbæru stjórnvaldi þar um.

      Slík tilkynning skal að lágmarki:

i.         Vera skrifleg.

ii.       Innihalda greinargóða lýsingu á hinni grunsamlegu háttsemi umbjóðanda/við­skiptamanns.

iii.      Innihalda afrit allra þeirra skjala og upplýsinga sem tengjast mati ábyrgðarmanns á því hvort viðskipti tengist peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverkastarfsemi.

iv.     Tilgreina þann frest sem lögmaðurinn hefur til að framkvæma viðskiptin.

v.       Innihalda önnur gögn sem nauðsynleg kunna að vera.

Tilkynning þessa efnis skal yfirleitt afhent áður en hin grunsamlegu viðskipti eru fram­kvæmd, en ella, í þeim tilvikum sem um ræðir í 5.a.i. (5.1), þegar að þeim loknum.

Áréttað er að lögmönnum ber að senda Ríksilögreglustjóta eða öðru lögbæru stjórnvaldi tilkynningu samkvæmt ofangreindu þó ekki hafi komið til viðskipta og/eða engin færsla fjármuna hafi átt sér stað, eða aðeins hafi verið um tilraun til viðskipta að ræða.

Að lokinni sendingu slíkrar tilkynningar skal ákvörðun um framkvæmd viðskipta umbjóðanda/viðskiptamanns tekin í samráði við Ríkislögreglustjóra eða það lögbæra stjórnvald sem hefur með meðferð tilkynningarinnar með höndum.

Ávallt skal gætal þess að Ríkislögreglustjóri eða það lögbæra stjórnvald sem tekur við tilkynningunni staðfesti móttöku hennar.

d.      Þagnarskylda

Lögmönnum, starfsmönnum og öðrum sem vinna á lögmannsstofum er skylt að sjá til þess að umbjóðandi/viðskiptamaður eða annar utanaðkomandi aðili fái ekki vitneskju um að Ríkislögreglustjóra eða öðru lögbæru stjórnvaldi hafi verið send tilkynning samkvæmt grein 4.c. Jafnframt er sömu aðilum óheimilt að láta umbjóðanda/viðskiptamann vita eða á annan hátt gefa honum til kynna að viðskipti hans sæti athugun í tilefni tilkynningar frá öðrum aðila, fái þeir upplýsingar um slíkt. (Ath. segja sig frá máli – ekki tip-off).

e.      Um skyldur lögmannsstofu gagnvart starfsmönnum í tengslum við skyldur sam­kvæmt 4. kafla

Lögmaður skal sjá til þess að upplýsingum um það hvaða starfsmaður það var sem til­kynnti um grunsamleg viðskipti umbjóðanda sé haldið leyndum m.a. í tilkynningu til Ríkislögreglustjóra eða annarra lögbærra aðila, nema brýn nauðsyn krefji.

Ef svo ber undir skal lögmaður jafnframt gera ráðstafanir til þess að vernda þá starfsmenn, sem að tilkynningu um umbjóðanda/viðskiptamann koma, fyrir hótunum eða fjandsamleg­um aðgerðum umbjóðanda/viðskiptamanns í kjölfar slíkrar tilkynningar. Ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti skal sjá til þess að þessara reglna sé gætt.

6. Um eftirlit með því að reglum í peningaþvættismálum sé fylgt

6.1.      Um ábyrgðarmann aðgerða gegn peningaþvætti o.fl.

Eigendur lögmannsstofa eru ábyrgir fyrir vörnum gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, en framkvæmd og eftirlit með vörnum getur verið í höndum sérstaks ábyrgðarmanns úr röðum stjórnenda. Skal hann eiga beinan aðgang að eigendum varðandi þau verkefni sem falla undir gildissvið þessara reglna. Ríkislögreglustjóra skal tilkynnt um tilnefningu slíks ábyrgðarmanns.

6.2.      Skriflegar reglur

Lögmönnum ber skylda til þess að setja sér skriflegar innri reglur og hafa virkt innra eftirlit sem miðar að því að koma í veg fyrir að starfsemi þeirra sé notuð til peningaþvættis og fjármögnunar hryðjuverka. Við upphaf starfs skal afhenda nýjum starfsmanni reglur stofunnar um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka.

6.3.      Þjálfun starfsmanna

Ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti skal tryggja að öllum starfsmönnum lögmannsstofunnar séu kynntar gildandi reglur stofunnar um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka og þær skyldur sem á starfsmönnum hvíla. Ábyrgðarmaður skal jafnframt sjá til þess að starfsmönnum standi til boða viðhlítandi þjálfun í þeim aðgerðum til varnar peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverkastarfsemi sem stofan viðhefur á hverjum tíma. Jafnframt skal tryggt að slíkri þekkingu og þjálfun sé viðhaldið og hún skal miðast við þá tækni og aðferðir sem vitað er að notaðar eru við peningaþvætti á hverjum tíma.

Eigendur lögmannsstofa skulu sjá til þess að starfsmenn sæki þær kynningar og námskeið um varnir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka sem boðið er upp á í ofangreindu skyni. Á þeim kynningum skal farið yfir lög og reglur um varnir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, hvaða gagna skuli aflað við upphaf hagsmunagæslu/ viðskipta, áframhaldandi eftirlit með viðskiptum umbjóðanda/viðskiptamanns, hvert beri að tilkynna grun um peninga­þvætti, hvernig staðið skuli að samskiptum við umbjóðanda/ viðskiptamann í tilefni af slíkri kæru og hvaða skyldur hvíla á starfsmönnum samkvæmt gildandi lögum og reglum um varnir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka

6.4.      Um eftirlit með virkni varna gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðju­verka

Eigendur lögmannsstofa eða eftir atvikum ábyrgðarmaður aðgerða gegn peningaþvætti skulu sjá til þess að fram fari reglubundnar prófanir á virkni varna stofunnar gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðujuverka. Skulu þær varnir sæta sífelldri endurskoðun í ljósi niðurstaðna slíkra prófana.

6.4.      Um öryggi við ráðningu starfsmanna

Verklag við ráðningu starfsmanna skal m.a. gera ráð fyrir heimildum til að kanna náms- og starfsferil umsækjanda, fjárhagsstöðu hans, sakarferil og aðra þætti sem til álita koma við mat á því hvort þeir séu í aðstöðu sem eykur hættuna á því að þeir verði handbendi aðila sem leggja stund á peningaþvætti eða fjármögnun hryðjuverka.