Reglur um eftirlit með innheimtustarfsemi lögmanna

I. KAFLI

Gildissvið

1. gr.

Reglur þessar taka til lögmanna sem falla undir ákvæði 1. mgr. 12. gr. lögmannalaga nr. 77/1998 og til innheimtufyrirtækja sem eru að fullu í eigu lögmanna og/eða lögmanns­stofa og sinna innheimtu samkvæmt 1. gr. innheimtulaga nr. 95/2008.

II. KAFLI

Vörslufé

2. gr.

Innheimtuaðili, sem varðveitir fé umbjóðanda síns, skal færa sérstakan viðskiptareikning í bókhaldi sínu, sem sýnir inneign umbjóðandans á hverjum tíma. Á reikninginn skal færa allt fé, sem innheimtuaðilinn tekur við til varðveislu, þ.m.t. fyrirframgreiðslu kostnaðar og tryggingu fyrir greiðslu kostnaðar og þóknunar sé um slíkt að ræða. Innheimtuaðila er þó ekki skylt að færa á reikninginn fé, sem hann tekur við og skilar samdægurs.

Þá skal innheimtuaðilinn færa sérstakan, sameiginlegan viðskiptareikning, fjárvörslu­reikning, sem sýni á hverjum tíma samanlagðar innstæður allra umbjóðenda hans á við­skiptareikningum samkvæmt 1. mgr. Þegar sérstakar aðstæður mæla með því er heimilt að færa fjárvörslureikninga vegna einstakra umbjóðenda.

3. gr.

Fjárhæð, sem samsvarar stöðu fjárvörslureiknings í bókhaldi innheimtuaðila, skal varð­veitt á sérstökum bankareikningi/-reikningum í viðskiptabanka eða sparisjóði, fjárvörslu­reikningi.

Fjárvörslureikning skal stofna á nafni innheimtuaðilans og hefur hann formlega ráðstöf­unarheimild yfir reikningnum. Innheimtuaðili er ekki eigandi innstæðu á reikningi sam­kvæmt þessari grein og er innstæðan ekki hæft andlag aðfarargerða hjá honum eða grundvöllur trygginga fyrir viðskiptum hans eða annarra, sbr. ákvæði 4. gr. reglugerð nr. 1192/2005. Reikningur þessi skal aðgreindur frá eigin fé innheimtuaðilans og stendur innstæða á honum utan skuldaraðar við skipti á búi innheimtuaðilans.

4. gr.

Fjárvörslureikninga er einungis heimilt að stofna í viðskiptabönkum eða sparisjóðum, sem með tilkynningu til stjórnar Lögmannafélags Íslands, sem hún metur fullnægjandi, hafa skuldbundið sig til þess að fylgja eftirfarandi reglum:

a)  Banka eða sparisjóði skal óheimilt að skuldfæra á fjárvörslureikning nokkurn kostnað vegna viðskipta við innheimtuaðila eða nota innstæðuna til skuldajöfn­unar krafna gegn honum eða einstökum umbjóðendum hans.

b)  Banka eða sparisjóði skal óheimilt að taka peninga af fjárvörslureikningi nema gegn skriflegum eða rafrænum fyrirmælum frá innheimtuaðila. Skulu slík fyrir­mæli varðveitt hjá viðkomandi innlánsstofnun eins og bókhaldsgögn.

c)  Banka eða sparisjóði er skylt að senda stjórn Lögmannafélags Íslands staðfest yfirlit yfir stöðu og hreyfingar á fjárvörslureikningi hvenær sem stjórnin kallar eftir slíku yfirliti.

d)  Banka eða sparisjóði er skylt að sæta því að stjórn Lögmannafélags Íslands stöðvi notkun fjárvörslureiknings. Hafi notkun verið stöðvuð er óheimilt að greiða af reikningnum án heimildar trúnaðarmanns, sem stjórn Lögmannafélags Íslands til­nefnir.

5. gr.

Innheimtuaðili skal, án ástæðulauss dráttar, leggja allt fé, sem hann tekur við og honum ber að færa á fjárvörslureikning í bókhaldi sínu samkvæmt 2. gr., á fjárvörslureikning í banka eða sparisjóði.

6. gr.

Út af fjárvörslureikningi má aðeins taka ef og þegar:

a)  fé greiðist til umbjóðanda eða er notað til greiðslu fyrir hans hönd;

b)  innheimtuaðili á fé hjá umbjóðanda samkvæmt rétt bókfærðri stöðu viðskipta­reiknings hans, enda sé fullnægt skilyrðum til skuldajöfnunar;

c)  rétt uppgjör og afstemming fjárvörslureiknings hefur farið fram og sannreynt er að á honum er fé, sem er umfram skuldbindingar.

7. gr.

Innheimtuaðili skal á minnst þriggja mánaða fresti bera saman og staðreyna að innstæða á fjárvörslureikningi samsvari bókfærðri stöðu fjárvörslureiknings í bókhaldi. Á sama hátt skal hann bera saman og staðreyna að samtala viðskiptareikninga umbjóðenda hans sam­svari stöðu fjárvörslureiknings í bókhaldi. Komi í ljós, að innstæða á fjárvörslureikningi er lægri en nemur heildarskuldbindingum innheimtuaðilans samkvæmt fjárvörslureikn­ingi í bókhaldi hans, skal hann tafarlaust bæta úr því. Gögn, sem sýna afstemmingu fjár­vörslureiknings í banka og bókhaldi, skal innheimtuaðili varðveita eins og önnur bók­haldsgögn.

III. KAFLI

Eftirlit

8. gr.

Innheimtuaðili, sem reglur þessar taka til, skal fyrir 1. október ár hvert senda stjórn Lög­mannafélags Íslands, á þar til gerðu eyðublaði, yfirlýsingu, staðfesta af löggiltum endur­skoðanda, um að staða fjárvörslureiknings í banka þann 31. desember á umliðnu ári sé ekki lægri en staða vörslufjár skv. bókhaldi. Skal yfirlýsingin undirrituð af öllum eigend­um innheimtufyrirtækisins.

9. gr.

Innheimtuaðili sem opnar nýja skrifstofu eða tekur við skrifstofu sem annar innheimtu­aðili hefur rekið, skal tilkynna það stjórn Lögmannafélags Íslands innan mánaðar.

Tilkynna ber Lögmannafélagi Íslands fyrirfram um breytingar sem gerðar eru á eignar­haldi, stjórn og framkvæmdastjórn þeirra innheimtuaðila, sem ekki falla sjálfkrafa undir ákvæði lögmannalaga nr. 77/1998.

10. gr.

Stjórn Lögmannafélags Íslands getur hvenær sem er krafist þess að innheimtuaðili láti henni í té, með fyrirvara sem stjórnin ákveður, yfirlýsingu og fylgigögn, sem getið er í 8. gr.

11. gr.

Ef færslu og meðferð innheimtuaðila á fjárvörslureikningi er ábótavant eða brjóti inn­heimtuaðili á annan hátt í bága við reglur þessar um meðferð vörslufjár getur stjórn Lög­mannafélags Íslands krafist þess af innheimtuaðila að hann sendi stjórninni ársfjórðungs­lega eða oftar yfirlýsingu og nauðsynleg fylgigögn um vörslufé fyrir umbjóðendur sína.

12. gr.

Þegar svo stendur á, sem lýst er í 11. gr., eða stjórn Lögmannafélags Íslands telur sérstaka ástæðu til, getur hún ákveðið að fela trúnaðarendurskoðanda sínum að rannsaka hvort innheimtuaðili fari eftir reglum þessum og fullnægi bókhaldslögum að öðru leyti. Gefi rannsókn tilefni til getur stjórn Lögmannafélags Íslands ákveðið að honum sé óheimilt að ráðstafa innstæðum á fjárvörslureikningum eða verðbréfum, nema með leyfi trúnaðar­manns, sem stjórnin tilnefnir.

13. gr.

Innheimtuaðili, sem stjórn Lögmannafélags Íslands hefur ákveðið að beina rannsókn að eða tilkynningum til, er skylt að láta stjórninni eða trúnaðarmanni hennar í té allar upp­lýsingar um rekstur sinn og efnahag, sem krafist kann að verða, svo og að veita aðgang að öllum bókhaldsgögnum og öðrum gögnum, sem sá, sem rannsókn annast, telur hafa þýð­ingu fyrir rannsóknina.

14. gr.

Lögmannafélag Íslands ber kostnað við rannsókn skv. 12. og 13. gr. Heimilt er félaginu að krefja innheimtuaðila þann er rannsóknin beinist að um greiðslu kostnaðar við rann­sóknina enda sé hún yfirgripsmikil og leiði í ljós misfellur í starfi innheimtuaðilans.

15. gr.

Gerist innheimtuaðili brotlegur við ákvæði reglna þessara og sinnir ekki áskorun um að starfa í samræmi við þær ber stjórn Lögmannafélags Íslands að beita þeim viðurlögum sem heimiluð eru í lögum nr. 77/1998, um lögmenn.

16. gr.

Reglur um fjárvörslureikninga gilda þar til innstæðu á reikningi skv. 3. gr. hefur að fullu verið ráðstafað í samræmi við reglur þessar.

IV. KAFLI

Þagnarskylda

17. gr.

Innheimtuaðili og starfsmenn hans eru bundnir þagnarskyldu um persónuhagi og rekstrar- eða viðskiptamál og um önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í innheimtustarfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af starfi.

V. KAFLI

Starfsábyrgðartrygging

18. gr.

Innheimtuaðili skal hafa starfsábyrgðartryggingu sem tryggir skuldara og kröfuhafa bætur ef þeir verða fyrir fjárhagstjóni sem leyfishafinn ber skaðabótaábyrgð á og rakið verður til gáleysis í störfum hans eða starfsmanna hans. Slíka tryggingu má setja með því að kaupa vátryggingu hjá vátryggingafélagi eða setja bankaábyrgð hjá banka eða sparisjóði sem hefur heimild til að starfa hér á landi. Trygging skal nema minnst kr. 5.500.000 vegna hvers einstaks tjónsatburðar. Heildarfjárhæð tryggingabóta innan hvers vátrygging­arárs eða ábyrgðarárs skal nema minnst kr. 16.500.000. Falli vátrygging eða bankaábyrgð úr gildi skal hlutaðeigandi vátryggingafélag eða ábyrgðaraðili tilkynna það vátryggingar- eða ábyrgðartaka og stjórn Lögmannafélags Íslands þegar í stað. Tryggingartíma telst ekki lokið fyrr en liðnar eru átta vikur frá því að vátryggingafélagið eða ábyrgðaraðilinn tilkynnti vátryggingar- eða ábyrgðartaka og eftirlitsaðila um tryggingarslit eða niðurfell­ingu ábyrgðar.

Hafi innheimtuaðili samhliða innheimtustarfsemi með höndum lögmannsstörf og hefur gilda ábyrgðartryggingu vegna þeirrar starfsemi telst hann hafa fullnægt tryggingarskyldu sinni samkvæmt innheimtulögum nr. 95/2008.

VI. KAFLI

Ýmis ákvæði

19. gr.

Lögmannafélag Íslands skal halda sérstaka skrá yfir þá innheimtuaðila, sem ekki eru tilgreindir í skrá dómsmálaráðuneytisins samkvæmt ávæði 2. mgr. 17. gr. lögmannalaga nr. 77/1998.

VII. KAFLI

Gildistaka

20. gr.

Reglur þessar sem settar eru samkvæmt 2. og 3. mgr. 15. gr. innheimtulaga nr. 95/2008, sbr. einnig lög um lögmenn, nr. 77/1998 sbr. lög nr. 93/2004, öðlast gildi 26. maí 2015.