Afhending gagna til Þjóðskjalasafns

Leiðbeiningar um afhendingu gagna lögmanna til Þjóðskjalasafns Íslands

Um afhendingu skjala lögmanna til Þjóðskjalasafns

Lögmenn geta afhent einkaskjalasöfn sín til varðveislu til Þjóðskjalasafns Íslands. Skjöl eru afhent Þjóðskjalasafni til varanlegrar varðveislu.

Um aðgang að afhentum skjölum lögmanna

Aðgangur að einkaskjölum sem varðveitt eru á Þjóðskjalasafni er almennt opinn. Einkaaðilar geta þó sett skilyrði við aðgengi að skjalasöfnum sem þeir afhenda Þjóðskjalasafni til varðveislu.Innihaldi skjöl persónulegar upplýsingar er eðlilegt að miðað sé við ákvæði upplýsingalaga að persónuleg gögn séu lokuð í 80 ár frá dagsetningu skjalsins.Ekki er nauðsynlegt að aðgangstakmarkanir gildi um skjalasafnið sem heild.

Einkaaðilar geta einnig sett skilyrði fyrir aðgangi að skjölum í tiltekinn tíma. T.d. að einungis skjólstæðingar lögmanna, og að þeim látnum afkomendur, mega fá gögn um mál viðkomandi, eða að aðgangur að skjölunum sé einungis heimill með heimild þeirrar lögmannsstofu sem afhenti gögnin. Um aðgengi að skjölum yrði gerður samningur við afhendingu til Þjóðskjalasafns.

Hafa skal í huga að ÞÍ tekur ekki við skjalasöfnum sem eiga að vera lokuð um aldur og ævi. 

Leiðbeiningar um frágang og skráningu skjalasafna lögmanna

Undirbúningur

1. Lögmaður, eða umboðsmenn hans, sjá um skráningu og pökkun skjalasafnsins og má styðjast við leiðbeiningar sem hér birtast. Æskilegt er að fylgja ítarlegri leiðbeiningum Þjóðskjalasafns Íslands, Afhending skjala og gerð geymsluskrár, sem er að finna á vef ÞÍ.

1. Skjalasöfn eru afhent til Þjóðskjalasafns Íslands í sérstökum sýrulausum skjalaöskjum og haldið er utan um skjöl í öskjunum með sýrulausum pappírsörkum. Hægt er að kaupa þessar umbúðir í afgreiðslu Þjóðskjalasafns Íslands og yfirlit yfir þær er að finna á vef safnsins.

Frágangur

1. Sá er gengur frá skjalasafni þarf í upphafi að gera sér grein fyrir hvaða skjalaflokkar mynda skjalasafn viðkomandi lögmanns og hvernig þeir tengjast innbyrðis. Með skjalaflokki er átt við t.d. skjalaflokkinn málsskjöl, skjalaflokkinn fundargerðabækur, skjalaflokkinn bókhaldsgögn, bréfasafn og svo framvegis. Hér fyrir neðan eru dæmi um algenga skjalaflokka sem má hafa til hliðsjónar:

A - Málsskjöl

AA - Innheimtumál

AB - Opinber mál

AC - Einkamál

AD - Skattframtöl

B - Bréfasafn

C - Bókhald

D -Annað efni

1. Þegar ljóst er í hvaða skjalaflokka skjalasafnið skiptist er hægt að hefja skráningu og frágang skjalanna. Með frágangi skjalasafns er m.a. átt við að fjarlægja á fyrirferðamiklar skjalamöppur, plastmöppur, bréfaklemmur, teygjur og annað er gæti skemmt skjölin.  Einnig er rétt að fjarlægja aukaeintök af gögnum og hefti (heftivír) eftir því sem kostur er.  Bréfaklemmur eru sérstaklega slæmar og getur ryð af þeim völdum eytt upp pappír á skömmum tíma.

1. Setja skal sýrulausar arkir í stað skjalamappa sem einstök mál eru varðveitt í, t.d. málsskjöl.

1. Örkunum skal komið fyrir í sýrulausum öskjum.  Öskjurnar eru til hlífðar skjölunum og eru úr efni sem eyðileggur ekki skjölin.  Mikilvægt er að velja umbúðir sem eru hvað næst skjölunum í stærð.Athugið að fylla öskjurnar án þess að yfirfylla þær.

Skráning

1. Auðkennið hvern skjalaflokk með bókstaf eða tölustaf og skráið hvern skjalaflokk fyrir sig í geymsluskrá.  Ekki skiptir öllu máli hvaða auðkenni er notað, en algengast er að nota bókstafi.  Auk auðkennis skal gefa hverri öskju hlaupandi númer innan skjalaflokks, t.d. A/1, A/2, B/1, B/2.  Athugið að alltaf skal byrja á öskjunúmeri 1 þegar byrjað er á nýjum skjalaflokki.

1. Skjalasafn er skráð í geymsluskrá en þar á að koma skýrt fram hvaða skjöl eru í hverri öskju.  Að öllu jöfnu eru upplýsingar um hvert skjal í öskju ekki skráð heldur aðeins efnisinnihald hverrar arkar.  Suma skjalaflokka kann að vera nauðsynlegt að skrá dýpra en aðra til að auðvelda aðgengi að skjölunum. 

1. Skrá skal í rafræna geymsluskrá (Excel-skjal) sem er að finna á vef Þjóðskjalasafns.

1. Samhliða því sem skjölin eru skráð í geymsluskrá eru skjalaöskjurnar merktar þegar þær eru orðnar fullar.  Notið mjúkan blýant til að merkja öskjurnar. Á hverja öskju skal skrifa heiti lögmannsstofnunnar / lögfræðingsins ásamt öskjunúmeri, t.d. t.d. A/1, A/2, B/1, B/2.

1. Hverri afhendingu þarf að fylgja eyðublað „Upplýsingar um skjalamyndara" þar sem fram kemur stofnár, helstu verkefni, breytingar á starfseminni, aðsetur, auk annarra upplýsinga sem geta skipt máli fyrir notendur safnsins til langrar framtíðar.  Notendur eru starfsmenn viðkomandi embættis, stofnunar, fyrirtækis eða félags og er fram líða stundir einnig fræðimenn og almenningur.  Sjá dæmi 9: Eyðublað A01 Upplýsingar um skjalamyndara.

1. Einnig á að fylgja með lýsing á hverjum skjalaflokki fyrir sig á eyðublaði „Um einstaka skjalaflokka".  Þar kemur fram frá hvaða árum skjölin eru, heiti skjalaflokksins og gerð, hvernig skjölunum er raðað, auk lýsingar á efnisinnihaldi.  Þarna væri t.d. tekið fram ef röðun bréfasafns/málasafns hefði breyst á því tímabili sem skjölin ná yfir.  Ef skjölin eru trúnaðarskjöl á að geta þess sérstaklega.  Athuga skal að fylla þarf út eitt eyðublað fyrir hvern skjalaflokk sem er í skjalasafninu. 

Afhending til Þjóðskjalasafns Íslands

Þegar gengið hefur verið frá skjölunum og þau skráð í geymsluskrá skal hafa samband við Þjóðskjalasafn Íslands og óska eftir afhendingu á gögnunum. Starfsmenn safnsins og viðkomandi lögmaður koma sér saman um hentugan afhendingartíma.

Leiðbeiningar þessar eru unnar í samstarfi LMFÍ og Þjóðskjalasafns Íslands. Þær munu taka breytingum eftir því sem reynsla kemst á notkun þeirra og tilefni gefst til.