Persónuverndarstefna úrskurðarnefndar lögmanna

Persónuverndarstefna úrskurðarnefndar lögmanna

Almennt

Úrskurðarnefnd lögmanna er sjálfstæð og starfar á grundvelli laga nr. 77/1998 um lögmenn. Úrskurðarnefndin er ábyrgðar­aðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu nefndarinnar og Lögmannafélag Íslands, kt. 450269-2209, Álftamýri 9, 108 Reykjavík, er vinnsluaðili.

Til þess að sinna lögbundnu hlutverki sínu er úrskurðarnefndinni nauðsynlegt að vinna með persónu­upplýsingar einstaklinga en um vinnslu á persónuupplýsingum hjá nefndinni fer samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Vinnslan byggir í öllum tilvikum á lagaskyldu skv. lögum nr. 77/1998.

Úrskurðarnefnd lögmanna hefur sett sér svohljóðandi persónuverndarstefnu í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018.

Vinnsla og miðlun persónuupplýsinga

Til persónuupplýsinga teljast hvers kyns upplýsingar sem nota má til að persónugreina einstaklinga beint eða óbeint. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar. Til vinnslu persónuupplýsinga telst öll notkun og meðferð persónuupplýsinga, svo sem söfnun, skráning og varðveisla og miðlun. Upplýsingar berast almennt einungis frá málsaðilum eða umboðsmönnum þeirra. Í einhverjum tilvikum kunna þó upplýsingar að berast frá þriðja aðila.

Í tengslum við móttöku kvartana vinnur nefndin með þær upplýsingar sem fram koma í kvörtun, þ.e. upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, tölvupóstfang og bankareikning málshefjanda ásamt lýsingu á ágreiningsefni og rökstuðningi málshefjanda, athugasemdum hans og öðrum upplýsingum sem málshefjandi kýs að koma á framfæri í umsókn. Þessar upplýsingar kunna eftir atvikum að innihalda viðkvæmar persónuupplýsingar, þ.m.t. heilsufarsupplýsingar.

Á kvörtunareyðublaði er einnig unnið með tengiliðaupplýsingar lögmanns og/eða umboðsaðila málshefjanda, eftir því sem við á. Ef málshefjandi er lögaðili er einnig unnið með tengiliðaupplýsingar forsvarsmanns málshefjanda. Með kvörtun skal fylgja greiðslukvittun og er því unnið með afrit af slíkri staðfestingu ásamt afriti af samskiptum sem málshefjandi og/eða umboðsaðili hans kann að eiga í við starfsmann nefndarinnar.

Í tengslum við málsmeðferð vinnur nefndin með athugasemdir frá viðkomandi lögmanni og viðbótarathugasemdir málsaðila þar sem kunna að koma fram persónugreinanlegar upplýsingar er tengjast málshefjanda, s.s. lýsingu á málsatvikum. Í úrskurðum nefndarinnar er jafnframt að finna upplýsingar um aðila máls og málsatvik en úrskurðirnir eru þó gerðir ópersónugreinanlegir áður en þeir eru birtir.

Fari málshefjandi fram á endurupptöku er unnið með beiðni málshefjanda þar um, þ.m.t. tilgreiningu á ástæðu og annað sem málshefjandi kýs að koma á framfæri í beiðni.

Úrskurðarnefndinni er nauðsynlegt að miðla persónuupplýsingum málshefjanda til gagnaðila í máli en við þá miðlun gætir nefndin sérstakrar varúðar. Berist nefndinni erindi sem snertir ekki starfssvið hennar ber henni að framsenda erindið á réttan stað skv. 2. mgr. 7. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Við framsendingu erinda sem nefndinni berast er haft samráð við málshefjanda áður en persónuupplýsingum er miðlað til viðeigandi stjórnvalds.

Á grundvelli 14. gr. laga um lögmenn nr. 77/1998 getur nefndin miðlað persónuupplýsingum um lögmann til sýslumanns þegar við á. Við slíka miðlun er þess gætt að miðla ekki persónu­upplýsingum annarra málsaðila.

Öryggi upplýsinga

Persónuupplýsingar sem nefndinni berast eru varðveittar á tryggum stað sem enginn óviðkomandi hefur aðgang að. Einnig eru gerðar viðeigandi tæknilegar ráðstafanir til að tryggja öryggi, svo sem með aðgangsstýringu og notkun eldveggja. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Þá hvílir þagnarskylda á nefndarmönnum og starfsmönnum vinnsluaðila.

Varðveislutími

Nefndin hagar skjalamálum sínum í samræmi við lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Af því leiðir að óheimilt er að eyða skjölum og gögnum sem berast nefndinni eða verða til hjá henni. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast nefndinni eða verða til hjá henni, skal skilað til Þjóðskjalasafns Íslands þar sem þau eru geymd til framtíðar.

Réttindi manna samkvæmt persónuverndarlöggjöf

1. Aðgangsréttur

Einstaklingur á rétt á að fá aðgang að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem nefndin vinnur um hann. Í sumum tilvikum geta undantekningar frá aðgangsrétti átt við, s.s. vegna réttinda annarra sem vega skulu þyngra. Aðgangsréttur á þó ekki við um vinnuskjöl sem notuð eru við undirbúning ákvarðana. Réttur til aðgangs að gögnum máls getur einnig byggst á stjórnsýslu- eða upplýsinga­lögum.

2. Réttur til leiðréttingar

Einstaklingur á rétt á því að fá persónuupplýsingar um sig leiðréttar sem hann telur rangar. Þá getur viðkomandi einnig beðið nefndina um að bæta upplýsingum við þær persónuupplýsingar sem stofnunin hefur um hann og hann telur ófullnægjandi.

3. Réttur til eyðingar / rétturinn til að gleymast

Rétturinn til eyðingar eða rétturinn til að gleymast á ekki við um vinnslu persónuupplýsinga hjá nefndinni þar sem nefndin er bundin af lögum um opinber skjalasöfn og ber að varðveita allar upplýsingar sem henni berast. Í persónuverndarlögum er sérstaklega tekið fram að réttur til eyðingar persónuupplýsinga og til að gleymast eigi ekki við þegar lög mæla fyrir um að upplýsingarnar skuli varðveittar.

4. Kvartanir vegna vinnslu persónuupplýsinga

Einstaklingur getur lagt fram kvörtun vegna vinnslu úrskurðarnefndarinnar á persónuupplýsingum til Persónuverndar sem fer með eftirlitshlutverk á sviði persónuverndar, sjá heimasíðu stofnunarinnar personuvernd.is.

Persónuverndarfulltrúi

Persónuverndarfulltrúi nefndarinnar er Eva Hrönn Jónsdóttir lögmaður. Erindi og fyrirspurnir er varða vinnslu persónuupplýsinga hjá nefndinni skal senda á netfangið urskurdarnefnd@lmfi.is.

Vinnsluaðili, Lögmannafélag Íslands, birtir úrskurði nefndarinnar á vefsíðu félagsins lmfi.is án persónugreinan­legra auðkenna.

Persónuverndarstefnu þessari var síðast breytt þann 5. september 2024.